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在项目管理中,有一个重要的概念WBS。WBS是 Work Breakdown Structure,工作分解结构的首字母缩写。
它是由3个关键元素构成的名词:
工作(work)--可以产生有形结果的工作任务;
分解(breakdown)--是一种逐步细分和分类的层级结构;
结构(Structure)--按照一定的模式、逻辑组织各部分。
WBS是项目团队为实现项目目标、创建所需的可交付成果,对需要实施的全部工作范围的层级分解。
使用WBS的目的是将项目工作分解为较小的、更易于管理的组成部分,每向下分解一层,代表着对项目工作更详细的定义。所以WBS就等于项目管理的所有工作内容,我们把WBS下的每一个元素都完成了,相当于整个项目也完成了。
大家都知道一个成语叫做庖丁解牛。庖丁之所以可以快速的将牛分解,一方面得益于他长期的经验,另一方面,也是更为主要的一个原因,就是庖丁对于牛结构的了解,所以他可以做到游刃有余。
那作为项目经理如何在项目工作中做到游刃有余呢?
这里就需要用到项目规划管理工作——WBS。
创建WBS的主要作用:
在项目早期理解工作范围
改善与干系人的沟通
为后续规划提供重要基础
促进干系人对项目工作达成共识
区分内部工作和外部工作
提高项目报告水平
明确项目边界和管理复杂性
更好地监控项目工作
为范围变更控制提供基准
提高未来项目的管理水平
有利于分配和解释工作
有利于整合范围、时间和成本
WBS的主要用途
WBS具有4个主要用途:
WBS是一个描述思路的规划和设计工具。它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。
WBS是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具。
WBS是一个展现项目全貌,详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具。
WBS定义了里程碑事件,可以向高级管理层和客户报告项目完成情况,作为项目状况的报告工具。
WBS是面向项目可交付成果的成组的项目元素,这些元素定义和组织该项目的总的工作范围,未在WBS中包括的工作就不属于该项目的范围。WBS每下降一层就代表对项目工作更加详细的定义和描述。项目可交付成果之所以应在项目范围定义过程中进一步被分解为WBS,是因为较好的工作分解可以:
防止遇漏项目的可交付成果。
帮助项目经理关注项目目标和澄清职责。
建立可视化的项目可交付成果,以便估算工作量和分配工作。
帮助改进时间、成本和资源估计的准确度。
帮助项目团队的建立和获得项目人员的承诺。
为绩效测量和项目控制定义一个基准。
辅助沟通清晰的工作责任。
为其他项目计划的制定建立框架。
在项目早期创建WBS有助于理解项目的工作范围,后期的进度、预算、风险等方面提供重要的基础。在实践当中,经常遇到进度延误、质量不达标等,而在这些问题的背后往往是对需求、对范围管理不到位造成的,而范围管理中最核心的就是WBS。WBS是我们后续工作监管的重要基础。
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